Der Begriff Digital Asset Management beschreibt wörtlich die Verwaltung von digitalen Assets. Assets sind digitale Mediendateien wie Bilder, Fotos, Logos, Designvorlagen, Videos, Audiodateien, Präsentationen, Dokumente usw., die mit zusätzlichen Informationen, den sogenannten Metadaten, angereichert sind und dadurch einen Mehrwert für den Nutzer darstellen.
DAM-Systeme sind Software-Plattformen (Software-Produkte), die von Software-Anbietern als on-premise Lösung oder als SAAS-Angebot (Software-as-a-Service) entwickelt und vertrieben werden. Immer mehr Anbieter haben ihre Lösungen zu echten Cloud-nativen Lösungen umgebaut oder sind dabei, dies zu tun (oft unter Verwendung des MACH-Ansatzes – Microservices, API first, Cloud-native, Headless), einige neuere Hersteller haben den MACH Ansatz bereits bei der Konzeption bedacht.
DAM - Single Source Of Truth für Ihre digitalen Assets
Die Kernfunktionalität von DAM-Lösungen besteht darin, sich um das Erstellen, die Verwaltung und Verteilung digitaler Assets in jeder Art von Organisation in fast jeder Branche zu kümmern. Verschiedene Unternehmen in verschiedenen Branchen nutzen DAM-Software, um unterschiedliche Ziele zu erreichen.
Im Allgemeinen hilft DAM-Software den Benutzern, digitale Assets effizienter zu organisieren als beispielsweise ein Dateisystem (Ordnerhierarchie und Ordnern als Container, die Files beinhalten). Im Gegensatz zum Dateisystemen ist die Grundlage eines DAMs eine Datenbank (SQL oder noSQL oder beides), die es erlaubt Beziehung zwischen Assets untereinander sowie deren Metadaten herzustellen und somit Geschäftsprozesse in einem gegebenen Kontext darstellen kann. Die Datenmodelle der DAMs sind bestenfalls flexibel genug, um an alle erdenklichen Prozesse und Logiken angepasst werden zu können.
Create - Manage - Distribute
Ein DAM ist ein zentraler Media Hub, der Daten organisiert und verwaltet, um die Suche und das Auffinden von Assets zu erleichtern. Es bietet aber auch konfigurierbare Workflow-Funktionen (Prozessautomatisierung), wie z. B. die Verwaltung teilweise komplexer Überprüfungs- und Genehmigungsworkflows oder die automatischen Sperrung von Assets, wenn die digitalen Benutzerrechte ablaufen, und vieles mehr. Moderne DAMs verfügen in der Regel über eine Low-Code- oder No-Code-Entwicklungsschnittstelle zur Konfiguration noch komplexerer Workflows und Automatisierungsaufgaben.
In den meisten Fällen steuern DAMs auch die Verteilung von Assets. Wenn es richtig implementiert ist, hat jedes digitale Asset, das in einer Organisation verwendet wird, seinen Ursprung im DAM. Das DAM-System kümmert sich um die Erstellung einer Reihe von Wiedergabeversionen, die entweder als Derivate zum Zeitpunkt der Aufnahme erstellt werden oder on-the-fly erstellt werden, wenn eine bestimmte Wiedergabeversion durch eine Download-Anforderung von einem Benutzer oder einem Drittanbietersystem wie einem PIM (Product Information Management) oder CMS (Content Management System) oder anderen angefordert wird.
DAM als Content Hub- Im Herzen des Marketing Technology Stacks
Als zentraler Bestandteil des modernen Marketingtechnologie-Ökosystems werden DAM-Systeme als „Content Hubs“ betrachtet und manchmal auch als solche bezeichnet. Dies bedeutet im Allgemeinen, dass das DAM nicht nur für die Erstellung, Verwaltung und Verteilung digitaler Inhalte zuständig ist, sondern auch mit einer Reihe bestehender Softwaresysteme verbunden ist, wie z. B. Brand Management Solutions (BAM), Product Lifecycle Management (PLM), Enterprise Resource Management (ERP), E-Commerce-Systeme, Content Management Systems (CMS) oder Product Information Management (PIM) Systeme, um nur einige zu nennen. Content HUBs stellen eine Verbindung zu diesen Systemen her und ziehen relevante Daten ein (z. B. Produktinformationen aus einem PIM-System oder Lagerinformationen aus SAP) und/oder geben Daten an diese Systeme weiter (z. B. Asset-Vorschauen einer bestimmten Größe an ein PIM-System, um einen Produktkatalog zu speisen usw.).
DAMs sind komplexe Softwaresysteme, die bei der Evaluierung und Implementierung viel Erfahrung und technisches Wissen erfordern, wenn das Unternehmen den vollen Nutzen daraus ziehen will. Wir haben eine Liste mit Vorteilen zusammengestellt, die Unternehmen durch den Einsatz von DAM-Lösungen erzielen können.
Der Asset Lifecycle
Man könnte den Lebenszyklus eines Assets (Asset Lifecycle) grob in diesen Schritten beschreiben, wie in der obigen Grafik dargestellt.
1. Erstellen
Einfache Dateien werden zu Assets, wenn zusätzliche Informationen wie Vorschaubilder, beschreibende oder funktionale Metadaten zu den Dateien hinzugefügt werden. DAMs verwalten den gesamten Eingabeprozess, vom manuellen Hochladen bis zum automatischen Abholen von Assets von einem entfernten Standort auf der Grundlage einer bestimmten Geschäftslogik usw. DAMs verfügen über Plug-Ins zu Softwarepaketen für die Contenterstellung, wie z. B. Adobe Creative Suite, Figma, Office Suite, damit kreative User Dateien direkt aus der Anwendung, mit der sie täglich arbeiten, in das DAM hochladen können.
2. Verwalten
DAM ist ein Motor, der einem Unternehmen hilft, seine Assets im richtigen Kontext zu organisieren, der für die Geschäftsprozesse und die Menschen, die sie nutzen, erforderlich ist. Dazu gehört die Nutzung relevanter Daten aus vor- oder nachgelagerten Systemen, die Automatisierung von Asset-bezogenen Prozessen und vor allem die Verbesserung der Arbeitsabläufe in Ihren Teams.
3. Verteilen
Assets werden zentral als „Single Source of Truth“ gespeichert. Abgeleitete Versionen oder Derivate werden automatisch vorbereitet und für den entsprechenden Kanal verteilt.
4. Wiederverwenden
Im Idealfall werden die Assets im spezifischen Kundenkontext kategorisiert, so dass der Benutzer mit Hilfe von geschäftsspezifischen Taxonomien, Filtern und Suchvorgängen so schnell wie möglich die richtigen Assets finden und die Assets für einen speziellen Bedarf wiederverwenden kann.
5. Archivieren
Sobald die Nutzungsrechte für Bilddaten auslaufen oder die in Publikationen verwendeten Assets nicht mehr im aktiven Zugriff sein müssen, werden die Assets vollautomatisch für eine spätere Wiederverwendung archiviert.
